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Veranstaltungen in Corona-Zeiten virtuell statt analog?

Livestream statt Konferenz? Wie sich ein Event mal eben ins Internet verlegen lässt

Die Liste der abgesagten Veranstaltungen wird immer länger, die Kalender immer leerer. Die Frage steht im Raum: Wer sollte wann zu welchem Zweck überhaupt noch sinnvollerweise zusammenkommen? Viele Veranstalter stehen vor einer extrem schwierigen Entscheidung. Auf der einen Seite steht die gesundheitliche Gefahr, auf der anderen der wertvolle Beitrag, den eine Veranstaltung eigentlich leisten soll. Ob Tagung, Meeting, Podiumsdiskussion oder Diskussionsrunde: Diese Veranstaltungen sind ja wichtig im jeweiligen Diskurs zu einem Thema, in einem Unternehmen, einer Branche, einer Region. Sie machen Menschen schlauer, sie bringen uns weiter. Sie sind ja eigentlich nicht verzichtbar.

Um Stillstand zu verhindern und um die meist lange und aufwändige Planung von Events doch noch zumindest ansatzweise zu retten, entscheiden sich immer mehr Veranstalter für die kurzfristige Verlegung ins Internet. Manchen fällt das leicht, z.B. weil sie Dienstleister haben, die sich kümmern und / oder weil Geld gar nicht die große Rolle spielt. Für viele andere ist die Entscheidung schwer, gar unter Zeitdruck. Eine virtuelle Veranstaltung ist für viele totales Neuland. Es stellen sich ganz grundsätzliche Fragen, mit denen sie sich vielleicht noch nie beschäftigt haben.

 

Für welche Formate bietet sich die Verlagerung ins Virtuelle an?

Veranstaltungen, bei denen das meiste auf der Bühne passiert, sind bestens geeignet für das Livestreaming. Das kann die klassische Tagung sein ebenso wie ein Elevator Pitch oder Event-Slam. Gerade wenn das Streaming kurzfristig angesetzt wird und keine lange Planung möglich ist, sind Formate, bei denen der Fokus auf Einzelpersonen liegt, besonders dankbar. Redner, die nacheinander Keynotes und Vorträge halten und Präsentationen zeigen, lassen sich auch ohne Publikum ganz hervorragend streamen. Sei es am ursprünglich geplanten Veranstaltungsort oder im kurzfristig gebuchten Studio. Auch die klassische Podiumsdiskussion lässt sich ausgezeichnet in den virtuellen Raum verlegen. Letztlich eignet sich alles, was einigermaßen planbar ist, was eine oder mehrere Kameras von einem festen Standort aus verfolgen können, für das Livestreaming in technischer Hinsicht sehr gut.  

Konferenzen

Vorträge

Podiumsdiskussionen

Pressekonferenzen

Präsentationen

Mitarbeiterversammlung

Wollen Sie offene Formate wie eine Fishbowl, ein Barcamp, Thinkathon oder World Café in den virtuellen Raum verlagern, gibt es die große Herausforderung den Zuschauern, die am heimischen Bildschirm sind, die Möglichkeit zu geben, kreative Mitgestalter zu sein. Die Beteiligung ist insbesondere über Chat-Funktionen möglich. Das bietet die Möglichkeit direkt auf Fragen, Anregungen, Einwände und die Stimmung einzugehen. Auch die proaktive Gestaltung der TeilnehmerInnen ist möglich, erfordert aber Erfahrung der Moderation nicht nur mit dem Format, sondern auch der Übertragung in den virtuellen Raum.

Kontakt

Welche technischen Voraussetzungen sollte es geben? 

Ein stabiles Internet mit mindestens 10 Mbit hat noch keinem Livestream geschadet. Wenn das nicht vorhanden ist, gibt es auch Mobilfunklösungen, die allerdings nicht ganz unerhebliche Mehrkosten mit sich bringen und am spezifischen Übertragungsungsort jeweils gut getestet sein müssen. (Gibt es am Veranstaltungsort keine ausreichende Netzabdeckung, sondern zum Beispiel nur den E – wie EDGE – Standard, kann auch nicht mit LTE-Geschwindigkeit übertragen werden.) Alles andere an Technik bringen wir mit. Das sind insbesondere Kameras, ggf. Mikrofone, Bildmischer, Streamingbox.

 

Wo verbreiten wir den Livestream?

Für die Verbreitung muss es einen Kanal geben. Das kann die eigene Homepage sein genauso gut wie ein Youtube-, Vimeo-, Facebook-, Linkedin oder Twitterkanal. Die Socialmedia-Kanäle sind auf Livestreaming gut eingestellt. Ein Livestream lässt sich aber meist auch, ohne viel Aufwand, auf jede einigermaßen moderne Webseite stellen. Ein Livestream lässt sich parallel auch auf mehrere Kanäle übertragen.

 

Wie groß ist der technische Aufwand?

Ein stabiler, technisch qualitativ sauberer Livestream benötigt im Vorfeld einige Stunden Planung. Zu klären sind u.a. der Übertragungsweg, der Verbreitungskanal, die Einbindung von Präsentationen, die Anzahl und Rolle der eingesetzten Kameras.  Der Aufbau der Technik und die notwendigen Tests brauchen im Vorfeld eine Vorlaufzeit von zwei bis drei Stunden.

 

Wie hoch sind die Kosten?

Die Kosten hängen insbesondere von der Dauer der Veranstaltung und dem eingesetzten Personal ab. Eine Übertragung mit ein oder zwei Kameras ist natürlich deutlich günstiger, als ein mit einer Fernsehsendung vergleichbarem Setup mit vielen Kameras und Einblendungen. Los geht ein professionelles Livestreaming bei etwa 600 Euro.

 

Wie lässt sich das Publikum erreichen?

Das Publikum haben Sie ja schon, falls Sie ihre Veranstaltung, statt absagen, ins Netz verlegen. Alle TeilnehmerInnen können nun zumindest den Livestream verfolgen. Natürlich können Sie, wenn es sich anbietet, weit mehr Menschen zur Teilnahme einladen. Diese benötigen nur den Link zu Ihrer Veranstaltung. Oder später auch zur Aufzeichnung. Genau das ist ein grundsätzlich entscheidender Mehrwerte des Livestreaming (auch außerhalb von Corona Zeiten): Allen Menschen weltweit, einen Internet Zugang  vorausgesetzt,  wird eine Teilnahme ermöglicht.

 

Ist der Stream automatisch öffentlich?

Jeder Stream kann auch mit einem Passwortschutz versehen werden. So sorgen Sie dafür, dass nur diejenigen, die Veranstaltung sehen können, die autorisiert sind.

 

Wie kann ich das Publikum beteiligen?

Am besten geht das mithilfe einer integrierten Chat-Funktion. Diese ermöglicht, das Publikum einzubeziehen, egal, wo es sitzt und direkt auf die Fragen, Anregungen, oder Einwände der ZuschauerInnen einzugehen. Auch die ZuschauerInnen können sich darüber untereinander austauschen.

 

Allgemeine Vorteile eines Livestreams

Durch einen Stream erhöhen Sie Ihre Reichweite. ZuschauerInnen weltweit können ein Teil Ihres Events werden. Ein Stream spart Reisekosten und CO2-Emissionen, teure Konferenzräume, Unterbringung und Catering. Ein Stream kann komplett aufgezeichnet werden, die Veranstaltung ist also auch nach ihrem Ende noch verfügbar.

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Ganz absagen oder streamen?

Eine Entscheidung, die sicher von Fall zu Fall anders ausfallen wird.  Natürlich ist die Verlegung geplanter Veranstaltungen ins Internet nicht optimal. Die Oper, die nicht vor Publikum spielen darf, dafür – wie in Berlin geplant – live im Internet zu verfolgen, ist nicht das gleiche, wie ein Opernbesuch. Die Präsentationen der Autobauer im Internet statt auf dem Genfer Autosalon, freut vermutlich nur das Klima. Eine Lesung im Rahmen der Leipziger Buchmesse ist für Autor und Zuschauer natürlich schöner vor Publikum, als vor Kamera oder Bildschirm. Ein internes Townhall-Meeting ohne den Kollegen und Kolleginnen in die Augen zu schauen, erscheint seltsam. Aber vieles ist seltsam in diesen Zeiten. Nur im Wartezustand zu verharren bringt uns aber auch nicht weiter.